Trova posto libero
Ti chiedono quando c'è posto mentre hai le mani occupate? Scegli il trattamento e il giorno: l'app trova il primo posto libero tra tutte le persone che fanno quel trattamento, rispettando orari, pause e ferie.
Tutte le funzioni
Tutto quello che c'è dentro ZapCalendar.
Dal primo appuntamento all'ultimo euro. Ogni funzione è compresa in ogni piano, con qualsiasi numero di agende. Quelle segnate «Si accende nell'app» partono spente: le accendi tu, quando vuoi.
1Agenda
Un'agenda che ti trova i posti liberi.
Prenota di nuovo
Scegli fra quante settimane: ti propone i posti liberi più simili.
Prima che esca, fissi già il prossimo appuntamento: tocchi, e il nuovo appuntamento è già compilato. Lo salvi tu.
Un'agenda per ogni persona
Orari, pause, ferie e il tempo per riordinare fra un appuntamento e l'altro.
Agenda sempre in tasca
Dimentica il registro di carta rimasto in negozio. Apri ZapCalendar da qualsiasi telefono e sai chi arriva, a che ora e con chi.
Il tempo per riordinare, già messo via
Per ogni trattamento scegli i minuti per riordinare (a scatti di 5): da lì si bloccano da soli dopo ogni appuntamento. Non devi più calcolarli a mente.
Servizi combinati e tariffe al minuto
Somma durate e prezzi da sola, anche per le prestazioni che si pagano a minuto.
Ti ferma prima dell'errore
Se stai prenotando in ferie, in pausa pranzo o a negozio chiuso, te lo dice subito.
Sposti trascinando si accende nelle Impostazioni
Tieni premuto e lo porti a un'altra ora dello stesso giorno, con una conferma.
I giorni vuoti saltano all'occhio
Il calendario si colora in base a quanto è pieno: capisci a colpo d'occhio dove spingere.
Modalità anti-sguardo
Un tocco e i nomi diventano puntini. Utile con la sala d'attesa piena.
Screenshot con i nomi oscurati
Una foto dell'agenda pronta da mandare, senza mostrare i dati di chi viene da te.
Le scadenze tue, non solo quelle di chi prenota
Assicurazione, F24, rinnovo del contratto: segni il giorno in cui vuoi pensarci, e quel giorno, quando apri l'app, te lo ricorda.
2Il tuo link
Il tuo link prende appuntamenti e ti aiuta a vendere.
Si accende nell'app
Vetrina
Prodotti, pacchetti e buoni regalo in mostra: chi prenota ti chiede di tenerglieli da parte e li paga da te. E appena prenotato, il link propone un prodotto da tenere da parte per l'appuntamento: quello che scegli tu, o uno della stessa famiglia del trattamento.
Esempio
Estetica MartinaAperto ora · fino alle 19:00
Trattamento
Pulizia viso 60 min · 50 €
Giovedì
10:3015:0016:0017:30
Il tuo numero
Giulia ricordato su questo telefono
Prenotazione fatta
Prima di andare…
Giulia, te lo teniamo da parte per l'appuntamento? Lo paghi lì: qui non si paga niente.
Crema viso idratante50 ml24,00 €
Estetica MartinaVia Roma 12
Appuntamento confermato
Giovedì · 16:00
Pulizia viso
Grazie Giulia. Ti aspettiamo. Se non puoi più venire, scrivici: liberiamo il posto per qualcun altro.
Ti teniamo da parte Crema viso idratante (24,00 €): lo paghi all'appuntamento.
EsempioNell'app, intanto
Vetrina
Giulia · Crema viso idratante
Per l'appuntamento di giovedì alle 16:00.
Messo da parte: avvisalaNon disponibile: avvisala
Giovedì, alla cassa
50 €
Pulizia viso 50 € + crema 24 €
Il tuo link, con le tue regole
Un link tutto tuo da mettere su Instagram e WhatsApp. Decidi tu come funziona: ti chiedono quando possono venire e scegli tu, oppure scelgono un orario libero che confermi tu, oppure prenotano direttamente. Anche persona per persona, con i bollini. Prenota solo chi è già in rubrica: chi non c'è viene mandato sul tuo WhatsApp, col messaggio già scritto.
Last minute
Domani hai due buchi? Metti uno sconto sui posti liberi dei prossimi giorni e compaiono in cima al tuo link.
Lista d'attesa
Quando si libera un posto, avvisa chi aspetta sul suo telefono (vale quando dal link si sceglie l'orario); se non può riceverlo, avvisi tu su WhatsApp.
La disdetta dal link
Di partenza è spenta. Se la accendi, vale solo dal link personale del promemoria e fino a quante ore prima scegli tu: il posto torna libero subito.
Prenota solo chi è già in rubrica · Zero commissioni · Si paga da te, non online.
3Promemoria e clienti
Il messaggio è già scritto. Tu premi Invia.
Dal tuo numeroNessun costo a messaggio
Promemoria WhatsApp
Scegli quanti giorni prima avvisare, dal giorno stesso a una settimana. Il messaggio è già scritto (se vuoi, lo cambi con le tue parole): l'app ci mette nome, orario e trattamento e al posto della data scrive «domani», «dopodomani» o «tra 3 giorni». Tocchi il tasto verde, WhatsApp si apre col messaggio già scritto e premi Invia. Se un giorno non fai in tempo, quell'appuntamento resta in lista finché non lo mandi.
Come funziona, passo per passo→Chi non si è presentato
L'app tiene il conto di chi non si è presentato e prepara il messaggio, scritto con garbo, non come un rimprovero.
Chi non torna
Chi non si vede da tre mesi finisce in una lista, con quanto ti lasciava: un tocco e sei nella sua chat.
Rubrica con note, bollini e compleanni
La nota che serve (per esempio un'allergia) la vedi quando prenoti. Un bollino colorato per capire al volo chi viene sempre e chi ti ha lasciato tre buchi in agenda. E i compleanni: l'app te li ricorda e prepara gli auguri già scritti su WhatsApp.
La rubrica la porti dentro, e via quando vuoi
Da Excel (file CSV) o dalla rubrica del telefono (file dei contatti, .vcf). Entrano nome e telefono, e chi c'è già non viene aggiunto due volte. Quando vuoi, la riesporti in un file che si apre con Excel.
4Incassi e conti
Un tocco, e l'incasso è già nei conti.
Esempio di una giornataTocca «Incassa»
- 15:00ChiaraManicure gel · 40 €
- 16:00GiuliaPulizia viso · 55 €
- 17:30ElenaPedicure · 35 €
Incassato oggi240 €
Niente da ricopiare
Dall'appuntamento all'incasso
Finito il trattamento, tocchi «Completa e incassa», scegli contanti, POS o buono regalo e registri: l'importo va nei conti, con data, trattamento e chi l'ha fatto. Niente da ricopiare la sera.
Esempio. Il 20% è la percentuale di partenza dell'app: la tua la scegli col commercialista. Da lì vedi sempre quanto mettere via per le tasse: a metterlo via sei tu.
Chiusura di cassa, senza calcoli
A fine giornata: totale per metodo di pagamento, quanto ha portato ogni persona, uscite e netto. Conti i contanti nel cassetto e l'app ti dice subito se torna. Il riepilogo si copia e si manda su WhatsApp.
Quanto mettere via per le tasse, giorno per giorno
Scegli la percentuale (te la dice il commercialista). Da lì vedi sempre quanto di quello che hai in cassa non è tuo: la cifra da mettere da parte è lì, aggiornata ogni giorno. A metterla via sei tu.
Il guadagno vero, all'ora
Spese in ordine, guadagno per trattamento e incassi per persona: può venire fuori che la ceretta veloce rende più della piega da un'ora.
Non solo servizi: anche quello che vendi
Creme, shampoo, mangimi, materiale. Carico, scarico e margine per prodotto, contati insieme ai trattamenti. Sai cosa è in magazzino e cosa è già aperto e in uso, e l'app ti dice cosa ordinare e quali lotti stanno per scadere.
Buoni regalo, contati bene
I soldi contano il giorno in cui vendi il buono, una volta sola. Il lavoro conta il giorno in cui viene usato, con il trattamento e la persona giusti: così a gennaio vedi che hai lavorato, anche se la cassa è ferma. Se il buono copre solo una parte del conto, alla cassa il residuo si scala con un tocco.
Pacchetti a sedute
Con acconto e scadenza: l'app te li ricorda quando apri l'appuntamento, e alla cassa la seduta si scala con un tocco.
Preventivi pronti da firmare
In cima il tuo logo e i tuoi dati. Sotto, le voci con o senza IVA, le condizioni che scrivi tu e il riquadro per la firma. Lo stampi, chi lo riceve firma, e quello che vi siete detti a voce diventa scritto.
Utili divisi, se l'attività è di più persone si accende nell'app
Se l'attività è di due o più persone: a fine mese vedi quanto spetta a ciascuna. Chi ha pagato una spesa di tasca sua riprende i suoi soldi prima della divisione, e il fisso concordato esce dal monte comune. È un conto indicativo: non fa bonifici né documenti.
Confronto con l'anno scorso
Entrate, uscite e utile, mese per mese, contro lo stesso mese dell'anno prima (servono due anni di dati).
Riepilogo per il commercialista
Scarichi il PDF e lo inoltri.
Scritto una volta, buono per tutto: segni l'incasso dall'appuntamento e agenda, statistiche, tasse da mettere via e chiusura di cassa si aggiornano da soli.
Non fa scontrini né fatture e non sostituisce il commercialista: ti fa arrivare da lui con i conti già in ordine.
5Zappy
Compreso in ogni piano
Il commercialista guarda i tuoi conti una volta l'anno. Zappy li guarda ogni giorno.
Non è una schermata di grafici da interpretare: è una pagina scritta in italiano che legge i tuoi numeri con regole fisse e ti dice cosa guardare.
Esempio
- Da guardare
Le spese crescono più degli incassi.
- Da guardare
Un mese con le spese fuori scala.
- Nota
Il margine si assottiglia.
- Da guardare
Chi veniva spesso non torna da più del solito.
- Nota
«Gel unghie» e «Gel per unghie» sono la stessa spesa: «Sistema tutto quello che è sicuro» la rimette insieme.
Il mese in euro
Ogni mese ti dice quanti promemoria hai mandato, quanti incassi hai segnato con un tocco e i soldi che ti ha messo davanti. Recuperarli dipende da te.
Come finisce l'anno
E ti dice come finirebbe l'anno se non cambi niente: è una stima, che prende la stagione dell'anno scorso e la riscala sulla crescita di quest'anno. Serve almeno un anno di dati.
Le segnalazioni che non ti servono
Una segnalazione che non ti interessa la metti da parte. Ma è legata al dato: se sistemi la voce a metà, torna.
6Telefono e dati
Telefono, tablet e computer, sempre in pari.
Su telefono, tablet e computer
Si apre da un link, nel browser. Su Android e sul computer la metti sulla schermata Home come un'app. Su iPhone funziona dal browser, ma non si mette sulla Home e le notifiche per ora non arrivano.
Se la linea salta, non perdi niente
Se cade la linea mentre lavori, con l'app già aperta continui a lavorare: quando torna, si rimette tutto in pari da solo. Per aprirla serve la rete.
Telefono e tablet insieme
Due persone lavorano nello stesso momento. Se la linea salta, quando torna si rimette tutto in pari.
Chi lavora con te
Ha il suo accesso, compreso nella sua agenda: registra gli incassi dall'agenda e la sezione Contabilità non compare. Può vedere e cambiare anche le agende delle altre persone. Se smette di lavorare con te, togli il suo accesso con un tocco.
Registro di chi ha fatto cosa
Cancellazioni, incassi e modifiche agli appuntamenti lasciano traccia per 30 giorni. Se un appuntamento sparisce, sai chi e quando, e con un tocco lo rimetti in agenda.
Il backup lo tieni tu
Un file con agenda, rubrica, conti e magazzino. Se serve, lo rimetti com'era con un tocco.
Dove stanno i dati
Su Firebase di Google, con il database in Europa. Non li vendiamo e non li usiamo per pubblicità.
Cancellati vuol dire cancellati
Se te ne vai, un tasto cancella agenda, rubrica e conti dai server e dal dispositivo. Non nascosti: cancellati. L'abbonamento si disdice a parte, da «Gestisci abbonamento».
7Per chi è
Cambia il mestiere, non il problema.
ZapCalendar è nato in un centro estetico: più persone sulla stessa giornata, trattamenti combinati, pacchetti a sedute, clienti che disdicono all'ultimo. Chi taglia capelli e barbe, fa le unghie, massaggia, toeletta o allena ha gli stessi problemi: appuntamenti saltati, promemoria da scrivere a mano, i conti la sera. E qui ogni appuntamento che incassi finisce già nei conti: a fine mese sai quanto hai guadagnato davvero e quanto mettere via per le tasse.
Centri estetici e nail artist
Il posto da cui è nato tutto. Che lavori da sola o con altre operatrici: refill, trattamenti combinati, pacchetti e buoni, la giornata intera in un'app sola.
Il refill ogni 3 settimane lo fissi una volta sola
Più operatrici, agende separate o tutte insieme (si accende nell'app)
Trattamenti combinati con durate che si sommano
Buoni regalo e pacchetti a sedute: alla cassa si scalano con un tocco
Compleanni con gli auguri già pronti
Saloni di parrucchiere e barberie
Poltrone piene, telefono che squilla, clienti che entrano senza avvisare. L'agenda la tieni in mano, e la sera la cassa è già sommata.
Un'agenda per ogni persona che lavora con te, ogni persona col suo accesso
Taglio e colore in un appuntamento solo: le durate si sommano
Chi entra senza appuntamento lo segni in agenda al volo e incassi da lì
Il tuo link per chi viene già da te (si accende nell'app): chiede l'appuntamento da lì, zero commissioni
Contanti e carte già sommati a fine giornata, anche persona per persona
Da sapere: non c'è una coda per chi entra senza prenotare: lo segni in agenda quando si siede. La posa del colore non è un blocco a parte: nella pausa puoi fissare un altro appuntamento, e l'app ti avvisa che si sovrappone.
Massaggi e spa
Sedute lunghe, pacchetti da cinque o da dieci, buoni regalo sotto le feste. Tutto segnato, niente da ricordare a memoria.
Pacchetti a sedute con acconto e scadenza: il residuo si scala con un tocco alla cassa
Buoni regalo venduti, usati e con il residuo, contati il giorno giusto
La seduta fissa della settimana la metti una volta sola, anche per tutto l'anno
Il promemoria del giorno prima è già scritto: lo mandi con due tocchi
Quanto ti rende davvero ogni trattamento, all'ora
Da sapere: un percorso per più persone insieme (sauna, bagno turco) non si prenota a posti, e il massaggio di coppia sono due appuntamenti, uno per ogni persona che lavora.
Toelettatura
Mani bagnate, cane sul tavolo, telefono che suona. Il prossimo bagno lo fissi prima che escano dalla porta.
Servizi già divisi per taglia: piccolo, medio, grande
Il bagno ogni 6 settimane lo fissi una volta sola
Il nome del cane nelle note della scheda e nei preventivi
Il promemoria a chi lo porta è già scritto: lo mandi con due tocchi
Shampoo e prodotti venduti dal magazzino, col margine vero
Da sapere: il cane non ha ancora una scheda sua. Se un cliente ha due cani, li distingui dal nome scritto nelle note.
Personal trainer, Pilates e yoga
Lezioni fisse ogni settimana, pacchetti da dieci, clienti che spostano all'ultimo. Tu pensa ad allenare.
Pacchetti di lezioni con scadenza: l'app te li ricorda quando apri l'appuntamento, e alla cassa li scali con un tocco
La lezione fissa del martedì la metti una volta per tutto l'anno
Più trainer nella stessa struttura, ognuno con la sua agenda
Promemoria già scritti: li mandi con due tocchi
Quanto entra ogni mese, senza fogli Excel
Da sapere: i corsi di gruppo a posti (per esempio 8 posti alle 19) e gli abbonamenti a tempo non ci sono ancora. Va bene per lezioni individuali e in coppia.
Non fa per te se…
Hai uno studio medico, dentistico, veterinario o di fisioterapia, o lavori a cantiere o a chiamata (idraulici, elettricisti, muratori): non fa cartelle cliniche, scontrini né fatture, né l'invio al Sistema Tessera Sanitaria. Se il tuo lavoro è diverso, scrivici prima di attivare la prova.
8Come cresce
Non decidiamo noi cosa vi serve. Ce lo dite voi.
Le grandi aziende fanno riunioni per immaginare cosa vorrebbero i clienti. Noi apriamo WhatsApp e leggiamo.
01
Lo chiedi
Un messaggio, anche di sera, anche scritto male. «Si potrebbe fare che…» per noi è l'inizio di un lavoro, non una richiesta da archiviare.
02
Lo studiamo sul serio
Non basta aggiungere un bottone. Ci chiediamo quanti tocchi costa, se si può far fare all'app invece che a te, e se serve davvero o è solo un'idea che suona bene.
03
Arriva a tutti
Oggi ogni funzione è compresa in ogni piano, senza moduli da comprare.
La domanda che ci facciamo ogni giorno
«Questa cosa si può fare in un tocco invece che in tre?»
Ogni secondo che ti facciamo perdere davanti allo schermo è un secondo tolto a chi hai davanti. Per questo lavoriamo più a togliere passaggi che ad aggiungere funzioni: il tempo per riordinare che si blocca da solo, il messaggio già scritto, l'incasso che parte dall'appuntamento. Non è pigrizia nostra: è il tuo tempo.
Agenda, link, promemoria, incassi, conti. Tutto collegato.